Kendala Pengurusan BPOM yang Sering Terjadi: Kesalahan, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Pengurusan izin edar BPOM tidak selalu berjalan lancar. Pelaku usaha dapat mengalami berbagai kendala mulai dari salah menentukan kategori produk, dokumen yang belum lengkap, ketidaksesuaian data usaha, hingga masalah pada label, komposisi, atau dokumen pendukung.

Kendala tersebut tidak selalu berarti produk tidak dapat didaftarkan. Dalam banyak kasus, masalah dapat diatasi dengan memperbaiki data atau dokumen sesuai hasil evaluasi.

Jika Anda baru akan memulai prosesnya, sebaiknya pahami terlebih dahulu [cara mengurus izin BPOM] agar mengetahui tahapan, persyaratan, dokumen, dan proses registrasinya secara menyeluruh.

Catatan: Persyaratan BPOM dapat berbeda berdasarkan kategori produk. Contoh teknis dalam artikel ini terutama mengacu pada konteks pangan olahan. Produk kosmetik, obat, obat bahan alam, suplemen kesehatan, dan kategori lainnya memiliki ketentuan tersendiri.

Apa Saja Kendala Pengurusan BPOM yang Sering Terjadi?

Berikut beberapa kendala yang paling sering perlu diperhatikan sebelum maupun saat proses registrasi.

1. Salah Menentukan Kategori Produk

Salah menentukan kategori merupakan salah satu masalah yang dapat membuat proses registrasi menjadi lebih rumit.

Setiap produk memiliki karakteristik dan persyaratan yang berbeda. Karena itu, sebelum mendaftar, pastikan produk sudah diklasifikasikan berdasarkan jenis, komposisi, bentuk, proses produksi, kemasan, serta cara peredarannya.

Untuk pangan, penting juga mengetahui apakah produk memang masuk jalur registrasi BPOM atau termasuk produk yang dapat menggunakan mekanisme SPP-IRT sesuai ketentuan.

Baca juga: [Produk Apa Saja yang Wajib Izin BPOM?]

2. Dokumen Belum Lengkap

Dokumen yang tidak lengkap dapat menyebabkan proses registrasi tertunda atau membutuhkan perbaikan.

Dokumen yang perlu diperiksa antara lain:

• NIB dan data usaha.

• Informasi produsen.

• Komposisi produk.

• Proses produksi.

• Masa simpan.

• Kode produksi.

• Label.

• Hasil pengujian jika diperlukan.

• Dokumen pendukung sesuai kategori produk.

Sebelum melakukan pendaftaran, sebaiknya gunakan checklist dokumen agar tidak ada persyaratan penting yang terlewat.

Untuk pembahasan lebih detail mengenai dokumen dan biaya, baca [Dokumen dan Biaya Izin BPOM].

3. NIB, KBLI, atau Data Usaha Tidak Sesuai

Data usaha harus diperiksa sebelum produk didaftarkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• NIB masih aktif.

• Nama dan data perusahaan konsisten.

• Kegiatan usaha sesuai.

• KBLI sesuai dengan kegiatan usaha.

• Data produsen sesuai dengan dokumen lainnya.

Pada sistem yang menggunakan KBLI 2025, pelaku usaha juga perlu memastikan data kegiatan usaha sudah sesuai dengan ketentuan dan sistem registrasi yang berlaku.

Kesalahan pada data usaha sebaiknya diperbaiki terlebih dahulu sebelum melanjutkan proses.

4. Komposisi atau Bahan Produk Bermasalah

Komposisi harus sudah final dan dapat dijelaskan dengan baik.

Kendala dapat muncul apabila terdapat ketidaksesuaian antara:

• Formula produk.

• Daftar bahan.

• Data yang dimasukkan ke sistem.

• Label.

• Dokumen pendukung bahan.

Untuk bahan tertentu, dapat diperlukan informasi atau dokumen tambahan sesuai ketentuan produk.

Karena itu, jangan melakukan registrasi menggunakan formula yang masih sering berubah.

5. Label dan Klaim Produk Tidak Sesuai

Label merupakan bagian penting dalam proses evaluasi produk.

Masalah dapat muncul karena informasi pada label tidak sesuai dengan data produk atau terdapat klaim yang tidak dapat dibuktikan maupun tidak sesuai dengan ketentuan.

Sebelum mendaftar, periksa kembali:

• Nama produk.

• Komposisi.

• Berat atau isi bersih.

• Nama dan alamat produsen.

• Informasi kedaluwarsa.

• Kode produksi.

• Informasi lainnya yang diwajibkan.

• Klaim yang digunakan.

Pastikan informasi pada label konsisten dengan data yang diajukan.

6. Sarana Produksi atau Hasil Pengujian Belum Sesuai

Untuk kategori tertentu, kondisi sarana produksi dan dokumen terkait dapat menjadi bagian dari persyaratan.

Selain itu, hasil pengujian juga harus sesuai dengan parameter yang memang dipersyaratkan untuk produk.

Kesalahan yang sering terjadi adalah melakukan pengujian tanpa mengetahui parameter yang diperlukan terlebih dahulu. Akibatnya, hasil pengujian belum tentu dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan registrasi.

7. Data pada Sistem Berbeda dengan Dokumen

Ketidaksesuaian antara data yang dimasukkan ke sistem dengan dokumen pendukung dapat menyebabkan permintaan perbaikan.

Contohnya:

• Nama perusahaan berbeda.

• Alamat tidak konsisten.

• Komposisi berbeda.

• Ukuran kemasan berbeda.

• Informasi produsen tidak sama.

• Dokumen yang diunggah tidak sesuai dengan data registrasi.

Sebelum mengirim permohonan, lakukan pemeriksaan akhir terhadap seluruh data.

8. Tidak Menindaklanjuti Permintaan Perbaikan

Permintaan perbaikan bukan berarti proses harus dihentikan.

Jika terdapat catatan evaluasi, pelaku usaha perlu memahami bagian yang harus diperbaiki kemudian mengunggah atau memberikan data sesuai permintaan.

Jangan langsung membuat pengajuan baru sebelum mengetahui status pengajuan sebelumnya dan penyebab kendalanya.

Mengapa Pengajuan BPOM Bisa Ditolak atau Diminta Perbaikan?

Pengajuan dapat mengalami evaluasi atau permintaan perbaikan apabila persyaratan administrasi, teknis, data produk, label, komposisi, klaim, sarana, atau dokumen pendukung belum sesuai.

Secara sederhana, penyebabnya dapat berasal dari tiga kelompok:

Administrasi

• NIB atau data usaha tidak sesuai.

• Dokumen belum lengkap.

• Data perusahaan tidak konsisten.

Teknis produk

• Kategori produk tidak tepat.

• Komposisi atau bahan bermasalah.

• Hasil pengujian belum sesuai.

• Informasi produk belum lengkap.

Label dan informasi produk

• Informasi label tidak sesuai.

• Klaim tidak sesuai.

• Data pada label berbeda dengan data registrasi.

Karena penyebabnya berbeda-beda, penanganannya juga tidak selalu sama.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Pengajuan BPOM Mengalami Kendala?

Jika pengajuan mengalami kendala, jangan langsung mengulang seluruh proses.

Lakukan beberapa langkah berikut:

1. Periksa status pengajuan.

2. Baca catatan atau permintaan perbaikan dengan teliti.

3. Identifikasi dokumen atau data yang menjadi masalah.

4. Perbaiki bagian yang diminta.

5. Pastikan dokumen dan data baru konsisten.

6. Tindak lanjuti melalui sistem sesuai prosedur yang berlaku.

Jika kendalanya berkaitan dengan kategori produk, komposisi, label, atau dokumen teknis, sebaiknya lakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum mengirim perbaikan.

Checklist Sebelum Mengajukan BPOM

Gunakan checklist sederhana berikut:

Checklist ini dapat membantu mengurangi kesalahan sebelum pengajuan dilakukan.

Kapan Membutuhkan Konsultan BPOM?

Tidak semua pelaku usaha harus menggunakan konsultan. Namun, pendampingan dapat dipertimbangkan apabila Anda:

• Belum yakin dengan kategori produk.

• Bingung menentukan dokumen.

• Mengalami kendala pada proses registrasi.

• Mendapatkan permintaan perbaikan.

• Memiliki produk dengan persyaratan teknis yang kompleks.

• Ingin melakukan pengecekan dokumen sebelum pengajuan.

Jika Anda membutuhkan pendampingan, CPS Consulting menyediakan layanan konsultasi dan pendampingan pengurusan BPOM untuk membantu pelaku usaha mempersiapkan dokumen, memeriksa kebutuhan registrasi, dan menangani proses sesuai kebutuhan produk.

[Pelajari Jasa Konsultan BPOM CPS Consulting →]

FAQ Kendala Pengurusan BPOM

Apa kendala yang paling sering terjadi saat mengurus BPOM?

Kendala yang sering terjadi antara lain salah menentukan kategori produk, dokumen tidak lengkap, data perusahaan tidak konsisten, komposisi belum final, label tidak sesuai, klaim bermasalah, sarana produksi belum memenuhi persyaratan, dan kesalahan input data.

Mengapa pengajuan BPOM bisa ditolak atau diminta perbaikan?

Permohonan dapat mengalami evaluasi atau perbaikan apabila terdapat data, dokumen, komposisi, label, klaim, atau persyaratan lainnya yang belum sesuai dengan ketentuan untuk kategori produk tersebut.

Apakah kesalahan label dapat menghambat pengurusan BPOM?

Ya. Label merupakan bagian penting dari informasi produk. Jika informasi pada label tidak sesuai dengan ketentuan atau berbeda dengan data yang diajukan, pelaku usaha dapat diminta melakukan perbaikan.

Apakah komposisi produk harus sudah final sebelum mendaftar BPOM?

Sebaiknya ya. Komposisi yang masih sering berubah dapat menyebabkan data pendaftaran, label, hasil pengujian, dan dokumen lainnya menjadi tidak konsisten.

Apakah NIB dan KBLI dapat menyebabkan kendala dalam pengurusan BPOM?

Data NIB dan kegiatan usaha perlu sesuai dengan kegiatan usaha yang dilakukan. Khusus registrasi pangan olahan, BPOM telah menerapkan KBLI 2025 pada sistem e-Reg RBA sejak Juli 2026 sehingga pelaku usaha perlu memperhatikan kesesuaian data usaha.

Apa yang harus dilakukan jika pengajuan BPOM diminta perbaikan?

Periksa catatan atau permintaan perbaikan yang diberikan, identifikasi dokumen atau data yang bermasalah, kemudian lakukan perbaikan sesuai ketentuan. Hindari mengajukan ulang tanpa mengetahui penyebab masalah sebelumnya.

Apakah pengurusan BPOM bisa dilakukan tanpa konsultan?

Bisa, selama pelaku usaha mampu memahami persyaratan, menyiapkan dokumen, menggunakan sistem pendaftaran, dan melakukan proses sesuai ketentuan. Namun, untuk produk dengan persyaratan kompleks, pendampingan profesional dapat membantu mengurangi risiko kesalahan.

Apakah semua produk memiliki kendala pengurusan BPOM yang sama?

Tidak. Persyaratan dan kendala bergantung pada kategori produk. Pangan olahan, kosmetik, obat, obat bahan alam, suplemen kesehatan, dan obat kuasi memiliki ketentuan yang berbeda.

Bagaimana agar proses pengurusan BPOM lebih cepat?

Tidak ada satu cara yang menjamin proses selesai dalam waktu tertentu. Namun, pelaku usaha dapat mengurangi hambatan dengan memastikan kategori produk tepat, dokumen lengkap, data konsisten, formula final, label sesuai, dan segera menanggapi permintaan perbaikan.

Bagaimana cara menghindari penipuan yang mengatasnamakan BPOM?

Gunakan kanal resmi BPOM untuk proses pendaftaran dan pembayaran. Jangan melakukan pembayaran berdasarkan pesan dari nomor pribadi atau rekening yang tidak dapat diverifikasi sebagai bagian dari mekanisme resmi.

Kesimpulan

Kendala pengurusan BPOM dapat muncul pada berbagai tahap, mulai dari menentukan kategori produk hingga proses evaluasi.

Kesalahan yang paling umum antara lain dokumen tidak lengkap, salah menentukan kategori produk, komposisi belum final, label tidak sesuai, klaim bermasalah, data perusahaan tidak konsisten, sarana produksi belum memenuhi persyaratan, hingga kesalahan input data dalam sistem.

Untuk menghindari kendala tersebut, pelaku usaha sebaiknya tidak terburu-buru melakukan pendaftaran. Lakukan identifikasi produk terlebih dahulu, pastikan kategori dan persyaratannya, kemudian siapkan dokumen secara lengkap.

Pastikan pula NIB, KBLI, NPWP, data perusahaan, komposisi, label, dan informasi produk konsisten satu sama lain.

Jika dalam proses evaluasi terdapat permintaan perbaikan, pahami terlebih dahulu penyebabnya dan lakukan perbaikan sesuai catatan yang diberikan. Mengulang pengajuan tanpa menyelesaikan akar masalah justru dapat membuat proses menjadi lebih panjang.

Dengan persiapan yang matang dan penggunaan informasi terbaru dari sumber resmi, risiko kesalahan dalam pengurusan izin BPOM dapat diminimalkan.

BACA JUGA

• Jasa Konsultan BPOM: Kapan Pelaku Usaha Membutuhkan Pendampingan Registrasi Produk?
• Cara Mengurus PIRT untuk UMKM: Syarat, Dokumen, Proses, dan Ketentuan yang Perlu Diketahui
• Sertifikasi Halal: Syarat, Proses, Biaya, dan Cara Mendapatkan Sertifikat Halal
• Produk Apa Saja yang Wajib Bersertifikat Halal? Pahami Ketentuan dan Batas Waktunya

Butuh Bantuan Mengurus BPOM?

Mengidentifikasi kategori produk, menyiapkan dokumen, memeriksa label, hingga menghadapi proses evaluasi BPOM dapat menjadi cukup kompleks, terutama jika baru pertama kali melakukan pendaftaran.

CPS Consulting dapat membantu pelaku usaha mempersiapkan kebutuhan legalitas produk dan memberikan pendampingan sesuai karakteristik produk serta kebutuhan usaha.

Konsultasikan kebutuhan legalitas produk Anda bersama CPS Consulting.

WhatsApp: 087788100016