Kendala Pengurusan BPOM yang Sering Terjadi: Kesalahan, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Mengurus izin BPOM merupakan salah satu langkah penting bagi pelaku usaha yang ingin memasarkan produk sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Namun, proses pendaftaran tidak selalu berjalan lancar. Berbagai kendala dapat muncul mulai dari tahap persiapan dokumen, penentuan kategori produk, penyusunan label, hingga proses evaluasi.

Kendala tersebut sering kali bukan disebabkan oleh satu faktor saja. Dokumen yang belum lengkap, data perusahaan yang tidak sesuai, komposisi produk yang belum jelas, klaim yang tidak tepat, hingga kesalahan dalam menentukan kategori produk dapat menyebabkan proses pengurusan menjadi lebih lama.

Karena itu, memahami kendala pengurusan BPOM, penyebab, dan cara mengatasinya sangat penting bagi pelaku usaha sebelum melakukan pendaftaran.

Artikel ini membahas berbagai masalah yang sering terjadi saat mengurus BPOM serta langkah yang dapat dilakukan agar proses pendaftaran dapat berjalan lebih terarah.

Apa Saja Kendala Pengurusan BPOM yang Sering Terjadi?

Setiap produk memiliki persyaratan yang berbeda. Namun, terdapat beberapa kendala yang cukup umum ditemukan dalam proses pengurusan perizinan produk.

Berikut beberapa di antaranya.

1. Salah Menentukan Kategori Produk

Salah satu kendala paling mendasar adalah salah menentukan kategori produk.

Pelaku usaha terkadang menentukan kategori hanya berdasarkan nama produk atau bahan yang digunakan.

Padahal, klasifikasi produk dapat dipengaruhi oleh:

• Komposisi;

• Bentuk sediaan;

• Fungsi;

• Tujuan penggunaan;

• Klaim;

• Cara penggunaan;

• Cara produksi;

• Dan karakteristik produk lainnya.

Sebagai contoh, produk yang menggunakan bahan alami tidak otomatis menjadi obat tradisional. Begitu juga produk yang mengandung vitamin belum tentu secara otomatis masuk kategori suplemen kesehatan.

Cara Mengatasinya

Lakukan klasifikasi produk sebelum menyiapkan dokumen pendaftaran.

Periksa:

1. Komposisi;

2. Bentuk produk;

3. Fungsi;

4. Klaim;

5. Tujuan penggunaan;

6. Cara produk dipasarkan.

Jika masih ragu, sebaiknya lakukan konsultasi atau pemeriksaan klasifikasi terlebih dahulu sebelum mengajukan pendaftaran.

2. Dokumen Persyaratan Tidak Lengkap

Kelengkapan dokumen merupakan salah satu faktor penting dalam proses pendaftaran.

Dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda berdasarkan kategori produk. Untuk pangan olahan, misalnya, dapat diperlukan data usaha, komposisi, proses produksi, rancangan label, informasi masa simpan, kode produksi, serta dokumen terkait sarana produksi sesuai kategori produk.

Jika dokumen belum lengkap, proses pendaftaran dapat terhambat karena pelaku usaha harus melengkapi atau memperbaiki data.

Cara Mengatasinya

Buat checklist dokumen sebelum memulai pendaftaran.

Pisahkan dokumen menjadi:

Dokumen perusahaan

• NIB;

• NPWP;

• Data perusahaan;

• Legalitas usaha.

Dokumen produk

• Komposisi;

• Spesifikasi;

• Proses produksi;

• Masa simpan;

• Kode produksi;

• Label;

• Informasi kemasan.

Dokumen pendukung

• Hasil pengujian;

• Sertifikat tertentu;

• Dokumen fasilitas;

• Dokumen impor apabila produk berasal dari luar negeri;

• Dokumen lain sesuai kategori.

Dengan checklist tersebut, pelaku usaha dapat mengetahui dokumen mana yang sudah tersedia dan mana yang masih harus dipersiapkan.

3. Data NIB dan Data Produk Tidak Sesuai

Kesesuaian data usaha merupakan hal yang tidak boleh diabaikan.

Permasalahan dapat muncul ketika data pada NIB, NPWP, dokumen perusahaan, dan data yang dimasukkan ke dalam sistem tidak konsisten.

Misalnya:

• Nama perusahaan berbeda;

• Alamat tidak sama;

• Data kegiatan usaha tidak sesuai;

• KBLI tidak sesuai dengan kegiatan usaha;

• Data pelaku usaha tidak konsisten.

Khusus registrasi pangan olahan, penerapan KBLI 2025 pada sistem e-Reg RBA membuat kesesuaian data kegiatan usaha menjadi semakin penting.

Cara Mengatasinya

Sebelum mendaftar, lakukan pemeriksaan terhadap:

• NIB;

• KBLI;

• NPWP;

• Nama badan usaha;

• Alamat;

• Data penanggung jawab;

• Data kegiatan usaha.

Pastikan seluruh informasi konsisten sebelum digunakan dalam proses pendaftaran.

4. Komposisi Produk Belum Final

Kesalahan berikutnya adalah melakukan pendaftaran ketika formula produk masih sering berubah.

Komposisi merupakan bagian penting dalam proses klasifikasi dan evaluasi produk.

Perubahan bahan, takaran, atau formula setelah dokumen disiapkan dapat menyebabkan informasi yang diajukan tidak lagi sesuai dengan produk sebenarnya.

Cara Mengatasinya

Pastikan formula produk sudah final sebelum mengajukan pendaftaran.

Buat dokumen komposisi yang mencantumkan bahan secara jelas dan konsisten.

Jika terdapat perubahan formula, periksa kembali apakah perubahan tersebut memengaruhi kategori, persyaratan, label, atau dokumen yang sudah disiapkan.

5. Masalah pada Bahan atau Komposisi

Selain formula yang belum final, kendala juga dapat muncul karena bahan yang digunakan tidak sesuai dengan ketentuan untuk kategori produk.

Tidak semua bahan dapat digunakan secara bebas dalam setiap jenis produk.

Untuk pangan olahan, misalnya, penggunaan bahan tambahan pangan, bahan tertentu, dan batas penggunaannya perlu diperhatikan sesuai kategori dan ketentuan yang berlaku.

Cara Mengatasinya

Sebelum mengajukan produk:

• Periksa seluruh bahan;

• Pastikan identitas bahan jelas;

• Periksa fungsi bahan;

• Pastikan penggunaan bahan sesuai kategori;

• Periksa batas penggunaan jika berlaku;

• Siapkan dokumen pendukung bahan apabila diperlukan.

Jangan hanya menggunakan informasi dari pemasok tanpa melakukan pemeriksaan terhadap persyaratan produk.

6. Label Produk Tidak Sesuai

Label merupakan salah satu bagian yang sering menimbulkan kendala.

Kesalahan dapat terjadi karena informasi pada kemasan belum lengkap atau terdapat informasi yang tidak sesuai dengan ketentuan.

Contoh informasi yang perlu diperhatikan pada produk pangan antara lain:

• Nama produk;

• Nama jenis;

• Komposisi;

• Berat atau isi bersih;

• Nama dan alamat produsen;

• Kode produksi;

• Tanggal kedaluwarsa;

• Informasi nilai gizi apabila diwajibkan;

• Petunjuk penyimpanan atau penggunaan apabila diperlukan;

• Informasi lain sesuai kategori produk.

Cara Mengatasinya

Jangan langsung mencetak kemasan dalam jumlah besar.

Lakukan pemeriksaan label terlebih dahulu.

Pastikan informasi pada label konsisten dengan data produk yang diajukan.

7. Klaim Produk Tidak Sesuai

Klaim merupakan salah satu bagian yang sangat penting.

Pelaku usaha terkadang menggunakan klaim yang terlalu luas untuk menarik perhatian konsumen.

Misalnya, produk pangan dipromosikan dengan klaim yang seolah-olah dapat mengobati penyakit tertentu.

Hal tersebut dapat memengaruhi klasifikasi produk dan menimbulkan persoalan dalam proses pendaftaran.

Cara Mengatasinya

Periksa seluruh klaim yang digunakan pada:

• Kemasan;

• Website;

• Marketplace;

• Media sosial;

• Brosur;

• Iklan.

Pastikan klaim sesuai dengan kategori dan fungsi produk.

Jangan menggunakan klaim medis atau klaim kesehatan secara sembarangan.

8. Sarana Produksi Belum Memenuhi Persyaratan

Untuk kategori produk tertentu, kondisi dan kelayakan sarana produksi merupakan bagian penting dari persyaratan.

Pelaku usaha dapat mengalami kendala apabila fasilitas produksi belum memenuhi standar yang dipersyaratkan.

Masalah dapat berkaitan dengan:

• Kebersihan;

• Tata letak;

• Penyimpanan bahan;

• Penyimpanan produk jadi;

• Alur produksi;

• Peralatan;

• Higiene dan sanitasi;

• Dokumentasi proses produksi.

Cara Mengatasinya

Sebelum mendaftar, lakukan pemeriksaan internal terhadap fasilitas produksi.

Buat checklist berdasarkan persyaratan kategori produk.

Jika terdapat kekurangan, lakukan perbaikan sebelum proses pendaftaran dilanjutkan.

9. Hasil Pengujian Tidak Sesuai

Untuk produk tertentu, pengujian laboratorium dapat menjadi bagian dari persyaratan.

Kendala dapat terjadi apabila hasil pengujian tidak memenuhi parameter yang dipersyaratkan.

Masalah dapat berkaitan dengan:

• Cemaran mikroba;

• Cemaran logam berat;

• Cemaran kimia;

• Kandungan tertentu;

• Parameter mutu;

• Parameter keamanan;

• Atau parameter khusus sesuai kategori produk.

Cara Mengatasinya

Pastikan produk yang diuji merupakan formula final.

Gunakan laboratorium yang sesuai dan lakukan pengujian berdasarkan parameter yang relevan dengan kategori produk.

Jika hasil tidak memenuhi persyaratan, jangan langsung mengulang pengujian tanpa mencari penyebabnya.

Periksa kembali:

• Bahan baku;

• Proses produksi;

• Kebersihan;

• Penyimpanan;

• Kemasan;

• Formula.

10. Data yang Dimasukkan ke Sistem Tidak Konsisten

Kesalahan input data juga dapat menghambat proses.

Misalnya, data pada sistem berbeda dengan dokumen pendukung.

Contohnya:

• Nama produk berbeda;

• Nama perusahaan berbeda;

• Komposisi berbeda;

• Berat bersih berbeda;

• Informasi produsen berbeda;

• Label berbeda dengan data yang diajukan.

Cara Mengatasinya

Sebelum melakukan submit, lakukan pemeriksaan akhir.

Bandingkan:

Data sistem → dokumen → label → produk fisik.

Semua informasi tersebut harus konsisten.

11. Tidak Memahami Mekanisme Pembayaran

Untuk layanan yang dikenakan PNBP, pembayaran dilakukan melalui mekanisme resmi sesuai tahapan pendaftaran.

Kesalahan dapat terjadi ketika pelaku usaha:

• Salah memahami tagihan;

• Terlambat melakukan pembayaran;

• Membayar melalui pihak yang tidak resmi;

• Menganggap biaya jasa konsultan sebagai biaya resmi BPOM.

Cara Mengatasinya

Bedakan antara:

PNBP resmi BPOM

dan

biaya jasa pihak ketiga.

Untuk pangan olahan, pembayaran PNBP dilakukan setelah diterbitkan Surat Perintah Bayar sesuai mekanisme pendaftaran.

Pelaku usaha juga perlu berhati-hati terhadap pihak yang meminta pembayaran melalui rekening pribadi atau WhatsApp dengan mengatasnamakan BPOM.

12. Tidak Memahami Status Permohonan

Pelaku usaha terkadang hanya melihat bahwa permohonan belum selesai tanpa memahami status atau permintaan perbaikan yang diberikan dalam sistem.

Padahal, apabila terdapat permintaan perbaikan, pelaku usaha perlu segera memberikan tanggapan atau memperbaiki data sesuai ketentuan.

Cara Mengatasinya

Lakukan monitoring secara berkala.

Periksa:

• Status permohonan;

• Pesan atau catatan evaluasi;

• Permintaan perbaikan;

• Batas waktu tanggapan;

• Dokumen yang perlu diperbaiki.

Jangan menunggu terlalu lama ketika terdapat permintaan perbaikan.

13. Tidak Menyiapkan Dokumen Pendukung Sejak Awal

Dokumen utama mungkin sudah tersedia, tetapi dokumen pendukung belum siap.

Contohnya:

• Sertifikat tertentu;

• Dokumen bahan;

• Hasil pengujian;

• Dokumen fasilitas;

• Dokumen impor;

• Dokumen pemasok.

Cara Mengatasinya

Buat daftar dokumen berdasarkan kategori produk sebelum pendaftaran.

Pisahkan antara:

Wajib disiapkan sebelum pendaftaran

dan

Disiapkan apabila diminta atau dipersyaratkan.

Dengan demikian, proses tidak terhambat karena dokumen yang sebenarnya sudah dapat dipersiapkan sejak awal.

14. Menggunakan Informasi Lama

Regulasi dan sistem perizinan dapat mengalami perubahan.

Menggunakan informasi dari artikel lama, forum, media sosial, atau pengalaman orang lain tanpa memeriksa ketentuan terbaru dapat menyebabkan pelaku usaha menggunakan prosedur yang sudah tidak sesuai.

Khusus pangan olahan, BPOM telah mengimplementasikan KBLI 2025 pada sistem e-Reg RBA sejak 6 Juli 2026.

Cara Mengatasinya

Gunakan sumber resmi BPOM dan OSS sebagai rujukan utama.

Jika menggunakan jasa konsultan, pastikan pihak tersebut mengikuti perkembangan regulasi dan sistem terbaru.

15. Menganggap Semua Produk Memiliki Persyaratan yang Sama

Ini merupakan salah satu kesalahan paling umum.

Persyaratan untuk:

• Pangan olahan;

• Kosmetik;

• Obat;

• Obat bahan alam;

• Suplemen kesehatan;

• Obat kuasi;

tidak dapat disamakan.

Bahkan dalam satu kategori produk saja, persyaratan dapat berbeda berdasarkan karakteristik dan tingkat risiko.

Cara Mengatasinya

Mulai proses dengan identifikasi produk, bukan langsung mengumpulkan dokumen secara umum.

Tentukan terlebih dahulu:

1. Produk apa yang akan didaftarkan?

2. Termasuk kategori apa?

3. Diproduksi di dalam negeri atau diimpor?

4. Bagaimana komposisinya?

5. Apa klaimnya?

6. Bagaimana bentuk produknya?

7. Bagaimana produk diproduksi dan diedarkan?

Setelah itu, baru tentukan dokumen yang diperlukan.

Bagaimana Jika Pengajuan BPOM Mengalami Kendala?

Jika pengajuan mengalami kendala, jangan langsung melakukan pendaftaran ulang.

Langkah pertama adalah mengetahui penyebab kendala.

Periksa apakah masalah berkaitan dengan:

• Kategori produk;

• Dokumen;

• Komposisi;

• Label;

• Klaim;

• Data perusahaan;

• Sarana produksi;

• Hasil pengujian;

• Data sistem;

• Atau persyaratan lainnya.

Setelah penyebab diketahui, lakukan perbaikan secara spesifik.

Jika masalah berkaitan dengan evaluasi dokumen, perbaiki dokumen yang diminta.

Jika masalah berkaitan dengan formula, evaluasi kembali komposisi.

Jika masalah berkaitan dengan label, revisi desain dan informasi kemasan.

Dengan pendekatan tersebut, pelaku usaha tidak hanya mengulang proses yang sama tanpa menyelesaikan akar masalah.

Checklist Sebelum Mengurus BPOM

Sebelum melakukan pendaftaran, gunakan checklist berikut:

Legalitas Usaha

• NIB sudah tersedia;

• KBLI sesuai;

• NPWP sesuai;

• Data perusahaan konsisten.

Data Produk

• Nama produk sudah final;

• Komposisi sudah final;

• Bentuk produk sudah final;

• Fungsi produk sudah jelas;

• Klaim sudah diperiksa;

• Masa simpan sudah ditentukan.

Label

• Nama produk sesuai;

• Komposisi sesuai;

• Informasi produsen sesuai;

• Berat atau isi bersih sesuai;

• Kode produksi tersedia;

• Kedaluwarsa tersedia;

• Informasi tambahan sudah diperiksa.

Fasilitas

• Sarana produksi memenuhi persyaratan;

• Penyimpanan bahan tersedia;

• Penyimpanan produk tersedia;

• Higiene dan sanitasi diperhatikan;

• Dokumentasi produksi tersedia.

Dokumen Pendukung

• Hasil pengujian jika diperlukan;

• Sertifikat jika diperlukan;

• Dokumen bahan jika diperlukan;

• Dokumen impor jika diperlukan.

Jika seluruh bagian tersebut sudah diperiksa, risiko kendala pada tahap pendaftaran dapat diminimalkan.

Tips Agar Pengurusan BPOM Tidak Berulang Kali Mengalami Kendala

Ada beberapa langkah sederhana yang dapat dilakukan untuk mengurangi risiko kesalahan.

1. Jangan terburu-buru mendaftar

Persiapan yang matang lebih baik daripada melakukan pendaftaran dengan dokumen yang belum lengkap.

2. Pastikan kategori produk

Klasifikasi produk merupakan dasar dari seluruh proses.

3. Finalisasi formula

Hindari perubahan komposisi ketika proses pendaftaran sedang berjalan.

4. Periksa label

Pastikan desain kemasan sesuai dengan data produk.

5. Cocokkan seluruh data

Data NIB, dokumen perusahaan, sistem, label, dan produk harus konsisten.

6. Gunakan sumber resmi

Selalu periksa informasi terbaru dari BPOM dan OSS.

7. Simpan seluruh dokumen

Buat folder khusus untuk menyimpan dokumen perusahaan, produk, pengujian, label, dan dokumen pendukung.

8. Monitor proses

Jangan hanya menunggu. Periksa status pengajuan dan tanggapi permintaan perbaikan jika ada.

FAQ Kendala Pengurusan BPOM

Apa kendala yang paling sering terjadi saat mengurus BPOM?

Kendala yang sering terjadi antara lain salah menentukan kategori produk, dokumen tidak lengkap, data perusahaan tidak konsisten, komposisi belum final, label tidak sesuai, klaim bermasalah, sarana produksi belum memenuhi persyaratan, dan kesalahan input data.

Mengapa pengajuan BPOM bisa ditolak atau diminta perbaikan?

Permohonan dapat mengalami evaluasi atau perbaikan apabila terdapat data, dokumen, komposisi, label, klaim, atau persyaratan lainnya yang belum sesuai dengan ketentuan untuk kategori produk tersebut.

Apakah kesalahan label dapat menghambat pengurusan BPOM?

Ya. Label merupakan bagian penting dari informasi produk. Jika informasi pada label tidak sesuai dengan ketentuan atau berbeda dengan data yang diajukan, pelaku usaha dapat diminta melakukan perbaikan.

Apakah komposisi produk harus sudah final sebelum mendaftar BPOM?

Sebaiknya ya. Komposisi yang masih sering berubah dapat menyebabkan data pendaftaran, label, hasil pengujian, dan dokumen lainnya menjadi tidak konsisten.

Apakah NIB dan KBLI dapat menyebabkan kendala dalam pengurusan BPOM?

Data NIB dan kegiatan usaha perlu sesuai dengan kegiatan usaha yang dilakukan. Khusus registrasi pangan olahan, BPOM telah menerapkan KBLI 2025 pada sistem e-Reg RBA sejak Juli 2026 sehingga pelaku usaha perlu memperhatikan kesesuaian data usaha.

Apa yang harus dilakukan jika pengajuan BPOM diminta perbaikan?

Periksa catatan atau permintaan perbaikan yang diberikan, identifikasi dokumen atau data yang bermasalah, kemudian lakukan perbaikan sesuai ketentuan. Hindari mengajukan ulang tanpa mengetahui penyebab masalah sebelumnya.

Apakah pengurusan BPOM bisa dilakukan tanpa konsultan?

Bisa, selama pelaku usaha mampu memahami persyaratan, menyiapkan dokumen, menggunakan sistem pendaftaran, dan melakukan proses sesuai ketentuan. Namun, untuk produk dengan persyaratan kompleks, pendampingan profesional dapat membantu mengurangi risiko kesalahan.

Apakah semua produk memiliki kendala pengurusan BPOM yang sama?

Tidak. Persyaratan dan kendala bergantung pada kategori produk. Pangan olahan, kosmetik, obat, obat bahan alam, suplemen kesehatan, dan obat kuasi memiliki ketentuan yang berbeda.

Bagaimana agar proses pengurusan BPOM lebih cepat?

Tidak ada satu cara yang menjamin proses selesai dalam waktu tertentu. Namun, pelaku usaha dapat mengurangi hambatan dengan memastikan kategori produk tepat, dokumen lengkap, data konsisten, formula final, label sesuai, dan segera menanggapi permintaan perbaikan.

Bagaimana cara menghindari penipuan yang mengatasnamakan BPOM?

Gunakan kanal resmi BPOM untuk proses pendaftaran dan pembayaran. Jangan melakukan pembayaran berdasarkan pesan dari nomor pribadi atau rekening yang tidak dapat diverifikasi sebagai bagian dari mekanisme resmi.

Kesimpulan

Kendala pengurusan BPOM dapat muncul pada berbagai tahap, mulai dari menentukan kategori produk hingga proses evaluasi.

Kesalahan yang paling umum antara lain dokumen tidak lengkap, salah menentukan kategori produk, komposisi belum final, label tidak sesuai, klaim bermasalah, data perusahaan tidak konsisten, sarana produksi belum memenuhi persyaratan, hingga kesalahan input data dalam sistem.

Untuk menghindari kendala tersebut, pelaku usaha sebaiknya tidak terburu-buru melakukan pendaftaran. Lakukan identifikasi produk terlebih dahulu, pastikan kategori dan persyaratannya, kemudian siapkan dokumen secara lengkap.

Pastikan pula NIB, KBLI, NPWP, data perusahaan, komposisi, label, dan informasi produk konsisten satu sama lain.

Jika dalam proses evaluasi terdapat permintaan perbaikan, pahami terlebih dahulu penyebabnya dan lakukan perbaikan sesuai catatan yang diberikan. Mengulang pengajuan tanpa menyelesaikan akar masalah justru dapat membuat proses menjadi lebih panjang.

Dengan persiapan yang matang dan penggunaan informasi terbaru dari sumber resmi, risiko kesalahan dalam pengurusan izin BPOM dapat diminimalkan.

BACA JUGA

• Produk Apa Saja yang Wajib Izin BPOM? Kenali Jenis Produk dan Ketentuannya
• Dokumen dan Biaya Izin BPOM: Apa Saja yang Perlu Disiapkan Sebelum Mendaftar?
• Cara Mengurus Izin BPOM: Syarat, Dokumen, Proses, Biaya, dan Ketentuannya
• Perbedaan BPOM dan PIRT: Mana yang Dibutuhkan Produk Anda?
• Cara Cek Produk yang Sudah Terdaftar BPOM

Butuh Bantuan Mengurus BPOM?

Mengidentifikasi kategori produk, menyiapkan dokumen, memeriksa label, hingga menghadapi proses evaluasi BPOM dapat menjadi cukup kompleks, terutama jika baru pertama kali melakukan pendaftaran.

CPS Consulting dapat membantu pelaku usaha mempersiapkan kebutuhan legalitas produk dan memberikan pendampingan sesuai karakteristik produk serta kebutuhan usaha.

Konsultasikan kebutuhan legalitas produk Anda bersama CPS Consulting.

WhatsApp: 087788100016