Kesalahan dalam Pengurusan Sertifikasi Halal: Kendala, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Mengurus sertifikasi halal bukan hanya tentang mengisi formulir pengajuan. Pelaku usaha juga perlu memastikan bahwa data usaha, produk, bahan, proses produksi, serta dokumen pendukungnya sudah sesuai dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam praktiknya, kesalahan sertifikasi halal dapat terjadi bahkan sebelum pengajuan dilakukan. Nama usaha yang berbeda antara dokumen, daftar bahan yang belum lengkap, informasi produk yang tidak konsisten, atau proses produksi yang belum terdokumentasi dengan baik dapat menyebabkan pengajuan membutuhkan klarifikasi atau perbaikan.

Kondisi tersebut bukan selalu berarti produknya tidak memenuhi ketentuan halal. Sering kali, kendala muncul karena persiapan administrasi dan informasi produk belum dilakukan secara menyeluruh.

Karena itu, memahami kesalahan yang umum terjadi dapat membantu UMKM maupun perusahaan mempersiapkan sertifikasi halal dengan lebih sistematis.

Mengapa Pengurusan Sertifikasi Halal Bisa Mengalami Kendala?

Proses sertifikasi halal melibatkan beberapa komponen yang saling berkaitan, mulai dari data pelaku usaha, produk, bahan, fasilitas, proses produksi, hingga dokumen pendukung.

Mekanismenya juga dapat berbeda berdasarkan skema yang digunakan. Untuk UMK yang memenuhi kriteria tertentu, tersedia skema self declare, sedangkan produk yang memerlukan pemeriksaan atau pengujian kehalalan mengikuti skema reguler.

Karena itu, kesalahan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya.

Semakin baik persiapan sebelum pengajuan, semakin mudah pelaku usaha mengidentifikasi kekurangan sejak awal dan mengurangi kemungkinan perbaikan berulang.

Kesalahan dalam Data dan Administrasi

Kesalahan administrasi merupakan salah satu masalah yang relatif mudah terjadi, terutama ketika pelaku usaha menggunakan beberapa dokumen sebagai sumber data.

Contohnya:

• Nama usaha berbeda antara dokumen.

• Data pelaku usaha tidak konsisten.

• Informasi produk tidak sesuai dengan dokumen pendukung.

• Data yang dimasukkan belum lengkap.

• Legalitas usaha belum sesuai dengan kondisi terbaru.

Mengapa bisa terjadi?

Pelaku usaha terkadang langsung mengisi data berdasarkan ingatan atau dokumen lama tanpa melakukan pemeriksaan silang.

Dampaknya

Ketidaksesuaian dapat menyebabkan data perlu diklarifikasi atau diperbaiki sebelum proses dapat dilanjutkan.

Cara mengatasinya

Sebelum melakukan pengajuan, buat satu data referensi yang berisi nama usaha, identitas pelaku usaha, alamat, data produk, dan informasi lainnya. Kemudian cocokkan data tersebut dengan dokumen yang akan digunakan.

Kesalahan dalam Menyiapkan Dokumen

Kesalahan dokumen sertifikasi halal tidak selalu berarti dokumennya salah. Masalah juga dapat berupa dokumen yang belum tersedia, tidak sesuai kebutuhan, atau informasinya sulit diverifikasi.

Beberapa contoh:

• Dokumen belum lengkap.

• Dokumen pendukung bahan belum tersedia.

• File sulit dibaca.

• Informasi dokumen berbeda dengan data pengajuan.

• Dokumen lama masih digunakan padahal data usaha sudah berubah.

Persyaratan dokumen dapat berbeda berdasarkan produk dan skema sertifikasi. Karena itu, jangan menggunakan satu checklist untuk seluruh jenis usaha.

Untuk UMK yang mengikuti kriteria self declare, misalnya, BPJPH mencantumkan sejumlah dokumen seperti surat permohonan, pernyataan halal, akad/ikrar, data Penyelia Halal, daftar bahan, proses pengolahan produk halal, nama dan foto produk, serta Manual SJPH.

Cara mengatasinya

Buat folder khusus sertifikasi halal dan kelompokkan dokumen menjadi:

1. Dokumen usaha.

2. Dokumen produk.

3. Dokumen bahan.

4. Dokumen proses produksi.

5. Dokumen pendukung lainnya.

Dengan cara tersebut, kekurangan dokumen akan lebih mudah ditemukan sebelum pengajuan.

Kesalahan dalam Menyusun Daftar Bahan

Daftar bahan merupakan bagian penting dalam persiapan sertifikasi halal.

Kesalahan yang sering terjadi antara lain:

• Tidak mencatat seluruh bahan.

• Hanya mencatat bahan utama.

• Mengabaikan bahan tambahan.

• Menggunakan nama bahan yang terlalu umum.

• Tidak memiliki dokumen pendukung bahan yang diperlukan.

• Data bahan tidak sesuai dengan bahan yang benar-benar digunakan.

Sebagai contoh, sebuah produk makanan mungkin mencantumkan tepung, gula, dan minyak sebagai bahan utama, tetapi tidak mencatat bahan tambahan atau bahan yang digunakan dalam proses pengolahan.

Cara membuat daftar bahan lebih rapi

Gunakan tabel sederhana yang mencatat:

Daftar tersebut dapat disesuaikan dengan karakteristik produk dan skema sertifikasi.

Kesalahan dalam Informasi Produk

Informasi produk juga harus diperiksa sebelum pengajuan.

Kesalahan dapat terjadi pada:

• nama produk;

• jenis produk;

• varian;

• komposisi;

• bentuk atau kemasan;

• foto produk;

• informasi produk pada dokumen.

Misalnya, data pengajuan mencantumkan satu nama produk, sedangkan kemasan menggunakan nama berbeda. Atau jumlah varian yang diajukan tidak sesuai dengan produk yang sebenarnya diproduksi.

Solusinya

Lakukan pemeriksaan silang antara:

data pengajuan → kemasan → daftar bahan → proses produksi → dokumen pendukung.

Seluruh informasi harus menggambarkan produk yang sama.

Kesalahan dalam Menjelaskan Proses Produksi

Kesalahan berikutnya adalah tidak menjelaskan proses produksi secara jelas.

Pelaku usaha terkadang hanya menuliskan:

“Bahan dicampur kemudian dikemas.”

Padahal proses sebenarnya mungkin melibatkan beberapa tahap, seperti penyimpanan bahan, penimbangan, pencampuran, pemasakan, pendinginan, pengemasan, dan penyimpanan produk.

Hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• tahapan produksi;

• penggunaan bahan;

• peralatan;

• fasilitas;

• penyimpanan;

• pengemasan;

• kebersihan dan pemisahan yang relevan.

Cara mengatasinya

Buat alur produksi sederhana dari awal hingga produk siap dipasarkan.

Contohnya:

Penerimaan bahan → penyimpanan → persiapan bahan → proses produksi → pendinginan → pengemasan → penyimpanan produk jadi.

Pastikan alur tersebut menggambarkan kondisi sebenarnya, bukan sekadar dibuat untuk memenuhi dokumen.

Salah Memahami Skema Sertifikasi Halal

Salah memilih atau salah memahami mekanisme sertifikasi juga dapat menjadi sumber kendala.

Untuk UMK, terdapat skema self declare, tetapi mekanisme ini tidak berarti semua UMKM otomatis memenuhi persyaratannya.

BPJPH menetapkan kriteria tertentu untuk UMK yang dapat menggunakan skema tersebut. Pada program SEHATI 2026, misalnya, terdapat kriteria terkait NIB skala UMK, bahan yang telah dipastikan kehalalannya, proses produksi sederhana, fasilitas produksi, jumlah outlet, omzet, jenis produk, serta verifikasi oleh Pendamping PPH.

Sementara itu, sertifikasi halal reguler digunakan untuk produk yang memerlukan pemeriksaan atau pengujian sesuai mekanisme reguler. Dalam proses reguler, pemeriksaan dilakukan oleh LPH dan hasilnya menjadi bagian dari proses penetapan kehalalan sebelum BPJPH menerbitkan sertifikat.

Cara menghindarinya

Jangan menentukan skema hanya berdasarkan anggapan bahwa usaha Anda adalah UMKM. Periksa terlebih dahulu:

• skala usaha;

• jenis produk;

• bahan;

• proses produksi;

• fasilitas;

• serta kriteria skema yang berlaku.

Kendala yang Sering Terjadi Saat Proses Pengajuan

Tidak semua kendala merupakan kesalahan administratif pemohon.

Dalam proses pengajuan, pelaku usaha dapat menghadapi kondisi seperti:

• dokumen perlu dilengkapi;

• informasi perlu diklarifikasi;

• terdapat ketidaksesuaian data;

• diperlukan perbaikan informasi;

• proses pemeriksaan membutuhkan data tambahan.

Pada skema self declare, misalnya, terdapat proses pendampingan dan verifikasi/validasi oleh Pendamping PPH sebelum tahapan berikutnya.

Karena itu, jika pengajuan memerlukan perbaikan, pelaku usaha sebaiknya membaca permintaan perbaikan secara teliti dan tidak sekadar mengunggah ulang dokumen yang sama.

Penyebab Sertifikasi Halal Mengalami Perbaikan atau Kendala

Secara sederhana, penyebabnya dapat dikelompokkan menjadi beberapa faktor.

1. Faktor Administrasi

Data usaha atau identitas tidak konsisten dengan dokumen.

2. Faktor Dokumen

Dokumen belum lengkap, tidak terbaca, atau belum sesuai kebutuhan skema.

3. Faktor Bahan

Daftar bahan belum lengkap atau dokumen pendukung bahan belum tersedia.

4. Faktor Produk

Nama, varian, komposisi, atau informasi produk tidak konsisten.

5. Faktor Proses Produksi

Alur produksi tidak lengkap atau tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

6. Faktor Pemahaman Prosedur

Pelaku usaha belum memahami mekanisme dan kriteria skema yang digunakan.

Dengan mengetahui sumber masalahnya, perbaikan dapat dilakukan lebih terarah.

Cara Mengatasi Kendala Sertifikasi Halal

Berikut contoh langkah praktis berdasarkan jenis kendalanya:

Dokumen tidak lengkap
→ Identifikasi dokumen yang kurang → lengkapi → periksa kembali → lanjutkan sesuai mekanisme yang berlaku.

Data tidak konsisten
→ Bandingkan seluruh dokumen → tentukan data yang benar → lakukan koreksi pada bagian yang diperlukan.

Dokumen bahan belum tersedia
→ Buat daftar seluruh bahan → identifikasi bahan yang memerlukan dokumen pendukung → kumpulkan dokumen sesuai ketentuan.

Informasi proses produksi kurang jelas
→ Buat alur produksi → periksa fasilitas dan peralatan → pastikan informasi sesuai kondisi nyata.

Salah memahami skema
→ Periksa kembali kriteria skema → identifikasi kondisi produk → tentukan mekanisme yang sesuai.

Perbaikan sebaiknya dilakukan berdasarkan permintaan atau ketentuan resmi yang berlaku, bukan berdasarkan perkiraan.

Checklist Sebelum Mengajukan Sertifikasi Halal

Gunakan checklist berikut sebagai pemeriksaan awal:

☐ Data usaha sudah benar
☐ Data produk sudah sesuai
☐ Nama dan varian produk sudah diperiksa
☐ Daftar bahan sudah lengkap
☐ Dokumen pendukung bahan sudah diperiksa
☐ Proses produksi sudah dapat dijelaskan
☐ Data fasilitas sudah sesuai
☐ Dokumen administrasi sudah lengkap
☐ Skema sertifikasi sudah dipahami
☐ Seluruh informasi sudah diperiksa kembali

Checklist ini merupakan pemeriksaan umum. Kebutuhan sebenarnya tetap dapat berbeda berdasarkan jenis produk dan mekanisme sertifikasi.

Tips Menghindari Kesalahan Sertifikasi Halal

Agar proses persiapan lebih terarah, beberapa langkah berikut dapat dilakukan:

1. Jangan terburu-buru mengajukan. Pastikan data dan dokumen sudah diperiksa.

2. Periksa data usaha. Gunakan data yang konsisten pada seluruh dokumen.

3. Buat daftar bahan sejak awal. Jangan menunggu saat pengajuan.

4. Simpan dokumen bahan dengan rapi. Kelompokkan berdasarkan bahan dan pemasok.

5. Dokumentasikan proses produksi. Pastikan alur yang dibuat sesuai kondisi nyata.

6. Periksa informasi produk. Nama, varian, komposisi, dan kemasan harus konsisten.

7. Pahami skema sertifikasi. Jangan berasumsi bahwa semua UMK menggunakan mekanisme yang sama.

8. Lakukan pemeriksaan akhir. Periksa kembali seluruh data sebelum pengajuan.

9. Konsultasikan bagian yang meragukan. Masalah yang ditemukan sebelum pengajuan biasanya lebih mudah ditangani daripada kekurangan yang baru diketahui setelah proses berjalan.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Jasa Pendamping Sertifikasi Halal?

Pelaku usaha sebenarnya dapat mengurus sertifikasi secara mandiri apabila memahami prosedur dan mampu menyiapkan persyaratan yang dibutuhkan.

Namun, pendampingan sertifikasi halal dapat dipertimbangkan apabila:

• baru pertama kali mengurus sertifikasi;

• belum memahami persyaratan;

• memiliki banyak produk;

• menggunakan banyak bahan;

• dokumen belum tertata;

• mengalami kendala dalam pengajuan;

• membutuhkan pemeriksaan kesiapan;

• atau ingin proses persiapan dilakukan secara lebih sistematis.

Pendampingan bukan merupakan kewajiban bagi seluruh pelaku usaha. Kebutuhannya bergantung pada kondisi masing-masing bisnis.

Bahkan ketika menggunakan pendamping, pelaku usaha tetap perlu memahami data dan proses produknya sendiri.

Manfaat Pemeriksaan Dokumen Sebelum Pengajuan

Pemeriksaan awal atau pre-check dapat membantu menemukan masalah sebelum dokumen masuk ke proses pengajuan.

Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain:

• kelengkapan dokumen;

• konsistensi data;

• daftar bahan;

• dokumen pendukung bahan;

• informasi produk;

• proses produksi;

• fasilitas;

• dan kesesuaian mekanisme.

Pemeriksaan sebelum pengajuan bukan jaminan bahwa sertifikat akan langsung diterbitkan. Namun, langkah ini dapat membantu pelaku usaha mengidentifikasi kekurangan lebih awal sehingga persiapan menjadi lebih terarah.

Bagi UMKM yang baru pertama kali mengurus sertifikasi halal, langkah pemeriksaan awal juga dapat membantu memahami bagian mana yang perlu diperbaiki sebelum melakukan pengajuan.

FAQ Kesalahan Sertifikasi Halal

Apa kesalahan yang paling sering terjadi dalam pengurusan sertifikasi halal?

Kesalahan yang umum antara lain data tidak konsisten, dokumen belum lengkap, daftar bahan tidak lengkap, informasi produk berbeda, serta proses produksi belum dijelaskan dengan baik.

Mengapa pengajuan sertifikasi halal bisa mengalami kendala?

Kendala dapat muncul karena kekurangan administrasi, dokumen, bahan, informasi produk, proses produksi, atau karena mekanisme yang digunakan belum sesuai dengan kondisi usaha.

Apa yang harus dilakukan jika dokumen sertifikasi halal belum lengkap?

Identifikasi dokumen yang kurang, lengkapi sesuai ketentuan skema yang digunakan, kemudian periksa kembali sebelum melanjutkan proses pengajuan.

Bagaimana jika data produk tidak sesuai?

Bandingkan data pengajuan dengan produk, kemasan, daftar bahan, dan dokumen pendukung. Jika terdapat kesalahan, lakukan koreksi melalui mekanisme yang tersedia.

Mengapa daftar bahan penting dalam sertifikasi halal?

Daftar bahan membantu menggambarkan komposisi produk dan menjadi bagian penting dalam pemeriksaan aspek kehalalan sesuai mekanisme sertifikasi.

Apakah kesalahan dokumen dapat diperbaiki?

Pada kondisi tertentu, kekurangan atau ketidaksesuaian dapat diperbaiki sesuai mekanisme dan tahapan proses yang sedang berjalan. Ikuti permintaan perbaikan atau petunjuk resmi yang diberikan.

Apakah UMKM bisa mengurus sertifikasi halal sendiri?

Bisa, sepanjang memenuhi kriteria dan memahami mekanisme yang berlaku. Untuk skema self declare, UMK harus memenuhi kriteria tertentu dan menjalani proses pendampingan/verifikasi sesuai ketentuan.

Kapan sebaiknya menggunakan jasa pendamping sertifikasi halal?

Pendamping dapat dipertimbangkan jika pelaku usaha belum memahami prosedur, memiliki banyak produk atau bahan, dokumennya belum tertata, atau mengalami kendala dalam proses pengajuan.

Bagaimana cara menghindari kesalahan sertifikasi halal?

Mulai dari pemeriksaan data usaha, daftar bahan, dokumen pendukung, informasi produk, proses produksi, hingga pemilihan skema. Lakukan pemeriksaan akhir sebelum pengajuan.

Apakah menggunakan konsultan menjamin sertifikasi halal diterbitkan?

Tidak. Konsultan dapat membantu persiapan dan pendampingan, tetapi tidak seharusnya menjanjikan bahwa sertifikat pasti diterbitkan. Keputusan tetap mengikuti mekanisme pemeriksaan, penetapan, dan ketentuan resmi yang berlaku.

BACA JUGA

• Sertifikasi Halal: Syarat, Dokumen, Proses, Biaya, dan Kendala yang Perlu Diketahui
• Cara Mendapatkan Sertifikat Halal untuk UMKM: Syarat, Prosedur, dan Dokumen yang Dibutuhkan
• Produk Apa Saja yang Wajib Bersertifikat Halal? Pahami Ketentuan dan Batas Waktunya

Konsultasi dan Pendampingan Sertifikasi Halal Bersama CPS Consulting

Jika Anda masih menemukan kendala sertifikasi halal, belum yakin dengan kelengkapan dokumen, atau ingin memeriksa kesiapan usaha sebelum pengajuan, konsultasi awal dapat menjadi langkah yang membantu.

CPS Consulting dapat membantu pelaku usaha memahami persyaratan, memeriksa kesiapan dokumen dan informasi produk, serta memberikan pendampingan sesuai kebutuhan usaha.

Pendampingan dilakukan sebagai upaya membantu proses persiapan menjadi lebih sistematis, bukan sebagai jaminan bahwa sertifikat pasti diterbitkan.

CPS Consulting
WhatsApp: 087788100016

Jika ada bagian dokumen, bahan, atau proses produksi yang masih meragukan, lebih baik diperiksa sejak awal sebelum pengajuan dilakukan.