Kendala Mengurus PIRT yang Sering Terjadi: Kesalahan Dokumen, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Mengurus legalitas produk pangan menjadi salah satu langkah penting bagi pelaku UMKM yang ingin mengembangkan usahanya. Namun, dalam praktiknya, tidak sedikit pemilik usaha yang mengalami kendala mengurus PIRT, mulai dari dokumen yang belum lengkap, data NIB yang tidak sesuai, masalah label, hingga produk yang ternyata tidak termasuk dalam ruang lingkup SPP-IRT.

PIRT merupakan istilah yang masih umum digunakan masyarakat. Dalam regulasi, legalitas ini dikenal sebagai SPP-IRT atau Sertifikat Pemenuhan Komitmen Produksi Pangan Olahan Industri Rumah Tangga.

Saat ini, sistem SPP-IRT telah terintegrasi dengan OSS. NIB menjadi salah satu kunci utama untuk mengajukan produk melalui sistem tersebut. Namun, integrasi sistem tidak berarti seluruh pengajuan otomatis berjalan tanpa kendala. Data usaha, kategori pangan, label, serta pemenuhan komitmen tetap harus diperhatikan.

Lalu, apa saja kendala mengurus PIRT yang sering terjadi dan bagaimana cara mengatasinya? Berikut panduan lengkapnya.

Apa Itu PIRT dan Mengapa Pengurusannya Bisa Terkendala?

PIRT atau SPP-IRT merupakan legalitas yang berkaitan dengan produksi pangan olahan industri rumah tangga.

Pengajuan SPP-IRT membutuhkan data dan dokumen tertentu, antara lain pernyataan pemenuhan komitmen, data pangan olahan, data label, dan rancangan label. Pelaku usaha juga harus memiliki NIB sesuai ketentuan.

Karena terdapat beberapa informasi yang harus saling sesuai, kesalahan pada satu bagian dapat menyebabkan proses pengajuan tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Selain kendala administratif, masalah juga dapat muncul apabila produk yang didaftarkan ternyata berada di luar ruang lingkup SPP-IRT.

Kendala Mengurus PIRT yang Sering Terjadi

Berikut beberapa kendala yang paling penting untuk diperhatikan oleh pelaku UMKM.

1. Produk Tidak Termasuk Ruang Lingkup SPP-IRT

Salah satu kesalahan paling mendasar adalah langsung mengajukan PIRT tanpa memastikan apakah produk memang dapat memperoleh SPP-IRT.

Tidak semua pangan olahan dapat didaftarkan melalui SPP-IRT.

Berdasarkan informasi resmi BPOM, produk tertentu tidak dapat didaftarkan, antara lain:

• Bahan tambahan pangan;

• Bahan penolong;

• Pangan olahan wajib SNI;

• Pangan olahan yang diproduksi menggunakan peralatan otomatis;

• Pangan dengan penanganan khusus dalam produksi atau distribusi;

• Pangan olahan yang mencantumkan klaim;

• Pangan kebutuhan gizi khusus;

• Minuman beralkohol;

• Produk nonpangan.

Cara mengatasinya: sebelum mengajukan, identifikasi terlebih dahulu jenis pangan, proses produksi, peralatan, masa simpan, cara penyimpanan, dan karakteristik produk.

Jika produk tidak termasuk ruang lingkup SPP-IRT, jangan memaksakan pengajuan. Cari tahu mekanisme legalitas yang sesuai dengan kategori produk tersebut.

2. NIB Belum Ada atau Data NIB Bermasalah

NIB merupakan bagian penting dalam pengajuan SPP-IRT karena sistem SPP-IRT telah terintegrasi dengan OSS.

Kendala dapat terjadi ketika:

• Pelaku usaha belum memiliki NIB;

• NIB tidak aktif;

• Data usaha belum sesuai;

• Data yang digunakan saat pengajuan berbeda;

• NIB belum terbaca oleh sistem SPP-IRT.

Cara mengatasinya: periksa NIB terlebih dahulu sebelum mengajukan SPP-IRT. Pastikan data pelaku usaha, nama usaha, alamat, dan kegiatan usaha sudah benar.

Jika muncul kendala kueri NIB dari OSS ke SPP-IRT, sistem resmi SPP-IRT menyarankan untuk mengulangi proses melalui tombol pemenuhan komitmen secara berkala. Jika setelah beberapa kali percobaan masih gagal, pelaku usaha dapat menghubungi layanan OSS.

3. Data Produk Belum Lengkap

Data produk menjadi bagian penting dalam pengajuan SPP-IRT.

Informasi yang diperlukan antara lain dapat mencakup:

• Nama produk;

• Komposisi;

• Berat bersih;

• Masa simpan;

• Cara pembuatan;

• Jenis kemasan;

• Data produsen;

• Informasi label.

Kesalahan pengisian atau data yang belum final dapat membuat proses pengajuan menjadi tidak lancar.

Cara mengatasinya: kumpulkan seluruh informasi produk sebelum mulai mengisi sistem. Jangan melakukan pengajuan ketika formula, komposisi, ukuran kemasan, atau informasi produk masih sering berubah.

4. Label Produk Belum Sesuai

Masalah label merupakan salah satu kendala PIRT yang cukup penting.

BPOM mencantumkan informasi yang perlu diperhatikan dalam label pangan olahan, seperti:

• Nama produk;

• Daftar bahan yang digunakan;

• Berat atau isi bersih;

• Nama dan alamat pihak yang memproduksi;

• Informasi halal bagi yang dipersyaratkan;

• Tanggal dan kode produksi;

• Keterangan kedaluwarsa;

• Nomor izin edar;

• Asal usul bahan pangan tertentu.

Sistem SPP-IRT juga meminta pelaku usaha mengunggah rancangan label.

Jika label mendapatkan rekomendasi perbaikan, pelaku usaha perlu memperbaiki label sesuai masukan dan mengunggah kembali rancangan yang telah diperbaiki.

Cara mengatasinya: lakukan pemeriksaan label sebelum pengajuan dan pastikan informasi pada label sesuai dengan kondisi produk sebenarnya.

5. Salah Memilih Kategori Produk

Kesalahan dalam menentukan kategori pangan dapat menjadi masalah serius.

Pelaku usaha terkadang memilih kategori berdasarkan nama dagang produk, padahal klasifikasi pangan perlu memperhatikan karakteristik produk dan ketentuan yang berlaku.

Cara mengatasinya: jangan hanya melihat nama produk. Periksa bahan, proses produksi, bentuk produk, masa simpan, penyimpanan, dan karakteristik lainnya.

Jika ragu, lakukan konsultasi sebelum mengajukan.

6. Proses Pengajuan Dilakukan Tidak Melalui Alur yang Tepat

Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah hubungan antara OSS dan sistem SPP-IRT.

Informasi resmi SPP-IRT menjelaskan bahwa pengajuan SPP-IRT perlu diawali melalui OSS, termasuk membuat permohonan PB-UMKU. Dari OSS, pelaku usaha kemudian diarahkan ke aplikasi SPP-IRT untuk melanjutkan proses.

Jika pengajuan dilakukan dengan alur yang tidak sesuai, data dapat mengalami masalah sinkronisasi.

Cara mengatasinya: ikuti alur pengajuan resmi mulai dari OSS hingga sistem SPP-IRT.

7. Tidak Bisa Login ke Sistem SPP-IRT

Masalah login juga dapat terjadi.

Menurut informasi resmi SPP-IRT, kendala login yang umum antara lain jaringan internet yang tidak stabil atau lupa akun. Sistem juga menjelaskan bahwa akun OSS tidak dapat digunakan secara langsung untuk login ke aplikasi SPP-IRT.

Cara mengatasinya:

• Pastikan koneksi internet stabil;

• Pastikan menggunakan NIB sebagai username akun SPP-IRT;

• Gunakan fitur lupa password jika lupa kata sandi;

• Pastikan email yang terdaftar masih dapat digunakan.

Jika email sudah tidak dapat diakses, tersedia mekanisme untuk mengajukan reset email melalui layanan SPP-IRT.

8. Link Aktivasi Tidak Masuk ke Email atau WhatsApp

Saat pendaftaran, pelaku usaha perlu menggunakan email dan nomor WhatsApp yang aktif.

Jika data kontak salah atau tidak aktif, link aktivasi dapat tidak diterima.

Cara mengatasinya: pastikan nomor WhatsApp dan email ditulis dengan benar sebelum melakukan pendaftaran.

Sistem SPP-IRT juga menyediakan mekanisme untuk mengirim ulang email verifikasi.

9. Tempat Produksi Belum Memenuhi Ketentuan

Memiliki dokumen yang lengkap belum berarti seluruh persyaratan telah terpenuhi.

Pelaku usaha juga perlu memperhatikan kondisi tempat produksi, termasuk aspek:

• Kebersihan;

• Higiene;

• Sanitasi;

• Peralatan;

• Penyimpanan bahan;

• Penyimpanan produk;

• Dokumentasi proses produksi.

BPOM menjelaskan bahwa pemenuhan komitmen mencakup pemenuhan persyaratan Cara Produksi Pangan yang Baik untuk Industri Rumah Tangga atau higiene, sanitasi, dan dokumentasi, yang dapat dibuktikan melalui pemeriksaan sarana oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

Cara mengatasinya: lakukan pemeriksaan internal terhadap tempat produksi sebelum proses pengajuan dan siapkan sarana agar sesuai dengan ketentuan.

10. Belum Mengikuti Penyuluhan Keamanan Pangan

Penyuluhan Keamanan Pangan merupakan bagian dari pemenuhan komitmen SPP-IRT.

Pelaku usaha perlu memahami bahwa penerbitan SPP-IRT bukan berarti seluruh kewajiban langsung selesai.

Pemenuhan komitmen dilakukan setelah penerbitan dan mencakup penyuluhan keamanan pangan, pemenuhan persyaratan produksi atau higiene dan sanitasi, serta ketentuan label.

Cara mengatasinya: perhatikan informasi dari instansi terkait dan ikuti tahapan penyuluhan sesuai jadwal serta mekanisme yang berlaku.

11. Tidak Memenuhi Komitmen Setelah SPP-IRT Terbit

Ini merupakan kesalahan yang sering luput dari perhatian.

SPP-IRT dapat diterbitkan melalui sistem apabila persyaratan awal terpenuhi, tetapi pelaku usaha masih harus memenuhi komitmen setelah sertifikat diterbitkan.

BPOM menjelaskan bahwa pemenuhan komitmen harus dilakukan dalam waktu 3 bulan sejak SPP-IRT diterbitkan.

Jika komitmen tidak dipenuhi, dapat terjadi pembekuan dan dalam kondisi tertentu SPP-IRT dapat dibatalkan. Informasi resmi BPOM menyebut pembekuan dapat dikenakan apabila IRTP tidak memenuhi komitmen setelah 6 bulan sejak SPP-IRT diterbitkan.

Cara mengatasinya: jangan berhenti setelah memperoleh nomor SPP-IRT. Segera siapkan dan penuhi seluruh komitmen yang diwajibkan.

Mengapa Pengajuan PIRT Bisa Ditangguhkan atau Ditolak?

Pengajuan SPP-IRT dapat mengalami penangguhan atau penolakan karena beberapa alasan.

Salah satunya adalah ketidaksesuaian label.

BPOM menjelaskan bahwa SPP-IRT dapat ditangguhkan atau ditolak sementara apabila keterangan minimal pada label belum lengkap. Pelaku usaha perlu berkonsultasi dengan Dinas Kesehatan atau BPOM, memperbaiki data atau label, kemudian mengunggah kembali hasil perbaikannya.

Penolakan juga dapat terjadi apabila pangan yang didaftarkan tidak memenuhi daftar pangan yang dapat memperoleh SPP-IRT atau termasuk kategori yang dikecualikan.

Karena itu, pemeriksaan awal sangat penting.

Kesalahan Dokumen yang Sering Terjadi

Selain masalah produk dan sistem, kesalahan administrasi juga dapat menghambat proses.

Beberapa contohnya:

1. Data Identitas Tidak Konsisten

Nama, alamat, atau informasi usaha berbeda antara dokumen.

Solusi: gunakan data yang konsisten pada seluruh dokumen.

2. Data Produk Belum Final

Komposisi atau ukuran kemasan masih berubah setelah pengajuan.

Solusi: finalisasi data produk sebelum mendaftar.

3. Label Berbeda dengan Produk

Informasi pada label tidak sesuai dengan komposisi atau kondisi produk.

Solusi: cocokkan label dengan produk sebenarnya.

4. Rancangan Label Tidak Terbaca

File label terlalu kecil, buram, atau informasi sulit dibaca.

Solusi: siapkan file label dengan kualitas yang jelas sebelum diunggah.

5. Pernyataan Komitmen Tidak Disiapkan

Sistem SPP-IRT meminta pernyataan pemenuhan komitmen. Form tersebut perlu disiapkan dan diunggah sesuai ketentuan.

Solusi: ikuti format yang tersedia pada sistem dan pastikan dokumen telah ditandatangani sebelum diunggah.

Cara Mengatasi Kendala Pengurusan PIRT

Jika mengalami masalah, jangan langsung mengulang pengajuan tanpa mengetahui penyebabnya.

Gunakan langkah berikut:

Langkah 1: Identifikasi Penyebab

Periksa apakah masalah berasal dari:

• Produk;

• NIB;

• Data usaha;

• Data produk;

• Label;

• Dokumen;

• Sistem OSS;

• Sistem SPP-IRT;

• Atau pemenuhan komitmen.

Langkah 2: Periksa Informasi di Sistem

Baca notifikasi atau rekomendasi yang diberikan sistem atau instansi terkait.

Langkah 3: Perbaiki Data

Lakukan perbaikan berdasarkan penyebab yang ditemukan.

Langkah 4: Konsultasikan Jika Masih Tidak Jelas

Jika penyebabnya tidak dipahami, konsultasikan dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau kanal resmi BPOM sebelum melakukan pengajuan ulang.

Langkah 5: Simpan Dokumen

Simpan salinan NIB, rancangan label, data produk, pernyataan komitmen, dan dokumen pendukung lainnya.

Dokumentasi yang rapi akan membantu jika diperlukan pemeriksaan atau perbaikan di kemudian hari.

Checklist Sebelum Mengajukan PIRT

Gunakan checklist berikut agar proses lebih siap:

☐ Produk sudah dipastikan masuk ruang lingkup SPP-IRT
☐ NIB sudah tersedia dan aktif
☐ Data NIB sudah benar
☐ Email aktif
☐ Nomor WhatsApp aktif
☐ Data produk sudah final
☐ Komposisi sudah benar
☐ Berat bersih sudah ditentukan
☐ Masa simpan sudah ditentukan
☐ Cara produksi sudah disiapkan
☐ Rancangan label sudah dibuat
☐ Informasi label sudah diperiksa
☐ Pernyataan komitmen sudah disiapkan
☐ Tempat produksi memenuhi aspek higiene dan sanitasi
☐ Memahami tahapan OSS dan SPP-IRT
☐ Siap memenuhi komitmen setelah SPP-IRT diterbitkan

Checklist ini dapat membantu mengurangi risiko kesalahan sebelum pengajuan dilakukan.

Tips Agar Pengurusan PIRT Tidak Terkendala

Agar proses pengurusan PIRT berjalan lebih lancar, beberapa tips berikut dapat diterapkan:

1. Jangan Terburu-buru Mengajukan

Pastikan produk dan dokumen benar-benar siap.

2. Periksa Kategori Produk

Pastikan produk memang termasuk ruang lingkup SPP-IRT.

3. Pastikan Data NIB Benar

NIB merupakan bagian penting dari proses pengajuan.

4. Periksa Label Sebelum Upload

Jangan menunggu sistem memberikan rekomendasi perbaikan jika pemeriksaan dapat dilakukan sejak awal.

5. Siapkan Tempat Produksi

Perhatikan higiene, sanitasi, peralatan, dan dokumentasi proses produksi.

6. Ikuti Alur OSS dengan Benar

Jangan melewati tahapan PB-UMKU yang diperlukan.

7. Perhatikan Pemenuhan Komitmen

Setelah SPP-IRT diterbitkan, segera persiapkan kewajiban lanjutan.

Kapan UMKM Membutuhkan Pendampingan PIRT?

Pada dasarnya, pelaku usaha dapat mengurus SPP-IRT sendiri.

Namun, pendampingan PIRT dapat menjadi pilihan apabila pelaku usaha:

• Baru pertama kali mengurus PIRT;

• Tidak yakin produknya masuk kategori SPP-IRT;

• Bingung menyiapkan dokumen;

• Memiliki beberapa produk;

• Mengalami masalah label;

• Mengalami kendala OSS atau SPP-IRT;

• Mendapatkan rekomendasi perbaikan tetapi tidak memahami maksudnya;

• Ingin melakukan pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan.

Konsultan bukan pihak yang wajib digunakan dalam proses pengurusan PIRT. Pendampingan merupakan pilihan bagi pelaku usaha yang ingin mendapatkan bantuan dalam mempersiapkan proses secara lebih sistematis.

FAQ Kendala Mengurus PIRT

Mengapa pengajuan PIRT saya ditolak?

Pengajuan dapat ditolak apabila produk tidak memenuhi ruang lingkup SPP-IRT atau termasuk kategori pangan yang tidak dapat memperoleh SPP-IRT. Masalah label juga dapat menyebabkan pengajuan ditangguhkan atau ditolak sementara.

Mengapa NIB tidak terbaca di sistem SPP-IRT?

Kendala dapat terjadi pada proses kueri atau sinkronisasi data antara OSS dan SPP-IRT. Pastikan NIB aktif dan ikuti kembali proses pemenuhan komitmen di OSS.

Apa yang dilakukan jika label PIRT harus diperbaiki?

Perbaiki label sesuai rekomendasi Dinas Kesehatan atau instansi terkait, kemudian unggah kembali label yang telah diperbaiki melalui sistem SPP-IRT.

Apakah semua makanan bisa mendapatkan PIRT?

Tidak. Terdapat produk yang berada di luar ruang lingkup SPP-IRT, termasuk beberapa pangan dengan penanganan khusus, pangan wajib SNI, pangan dengan klaim, dan kategori lainnya.

Apakah PIRT bisa diurus tanpa NIB?

Tidak. NIB merupakan salah satu persyaratan utama dalam pengajuan SPP-IRT.

Mengapa saya tidak menerima link aktivasi?

Salah satu penyebabnya adalah email atau nomor WhatsApp yang digunakan tidak aktif atau salah. Pastikan informasi kontak yang digunakan benar.

Apakah setelah PIRT terbit proses sudah selesai?

Belum. Pelaku usaha masih harus memenuhi komitmen yang ditentukan, termasuk penyuluhan keamanan pangan, persyaratan produksi atau higiene dan sanitasi, serta ketentuan label.

Berapa lama pemenuhan komitmen PIRT?

Komitmen harus dipenuhi dalam waktu paling lama 3 bulan sejak SPP-IRT diterbitkan.

Apakah pengurusan PIRT harus menggunakan konsultan?

Tidak. Pelaku usaha dapat mengurus sendiri. Konsultan hanya diperlukan apabila pelaku usaha membutuhkan bantuan atau pendampingan.

Ke mana harus bertanya jika mengalami kendala PIRT?

Pelaku usaha dapat berkonsultasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau menggunakan kanal resmi SPP-IRT/BPOM sesuai jenis kendala yang dialami.

BACA JUGA

• Cara Mengurus PIRT untuk UMKM: Syarat, Dokumen, Proses, dan Ketentuan yang Perlu Diketahui
• Produk Apa Saja yang Wajib Memiliki PIRT? Kenali Jenis Produk, Syarat, dan Pengecualiannya
• Biaya dan Lama Pengurusan PIRT: Tahapan, Faktor yang Memengaruhi, dan Tips agar Tidak Terkendala
• Cara Mengurus Izin BPOM: Syarat, Dokumen, Proses, Biaya, dan Ketentuannya

Konsultasi Kendala PIRT Bersama CPS Consulting

Mengalami kendala saat mengurus PIRT, tetapi belum mengetahui apa penyebabnya?

Kesalahan pada kategori produk, NIB, dokumen, label, maupun proses pengajuan sebaiknya diperiksa terlebih dahulu sebelum melakukan pengajuan ulang.

CPS Consulting dapat membantu pelaku UMKM melakukan konsultasi awal, pemeriksaan kesiapan dokumen, pengecekan persyaratan produk dan label, serta pendampingan legalitas sesuai kebutuhan usaha.

Jika Anda sedang mengalami kendala dalam proses PIRT dan ingin mengetahui langkah yang perlu dilakukan, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu.

Konsultasi dengan CPS Consulting melalui WhatsApp: 087788100016.